Saiba como rentabilizar o seu tempo sem esticar as horas de trabalho
Saiba como rentabilizar o seu tempo sem esticar as horas de trabalho
“A produtividade de um profissional mede-se pelo trabalho realizado e não pelo esforço e tempo da execução.”
Num mundo cada vez mais digital, em que o relógio é “rei”, vivemos numa luta constante contra o tempo. Apesar de, à primeira vista, parecer uma tarefa simples, a gestão do tempo é um dos aspetos mais difíceis de integrar nos nossos hábitos e rotinas diárias. Terminamos o dia de forma ambígua, com a sensação de que o tempo falta e ao mesmo tempo voou, onde o resultado é sempre o mesmo - a produtividade fica aquém.
“O dia só tem 24 horas!” é um pensamento que enfrentamos todos os dias, que provoca ansiedade e stress, e leva a obter resultados negativos e adiar tarefas para o dia seguinte, sejam estas do foro profissional, social ou pessoal.
COMO GERIR O TEMPO DE FORMA EFICAZ
Então, a grande questão mantém-se: Como resolver este problema? Como ganhar tempo, sem esticar as horas de trabalho? A resposta parece clara e objetiva: a solução passa por “organizar, planear, dizer ‘não’ e ser eficaz”.
O primeiro passo é organizar e planear o seu dia-a-dia, para aumentar o sucesso e a produtividade. Esta tarefa, quando corretamente implementada, irá permitir que responda aos desafios do seu quotidiano, que aposte na evolução profissional e dedique tempo livre à sua vida pessoal, como a aposta no bem-estar físico, emocional e mental.
Para aplicar esta mentalidade tem de identificar as atividades e comportamentos que prejudicam a sua produtividade e adotar rotinas que os evitem, eliminando períodos de tempo desperdiçados, definindo objetivos e priorizando as tarefas importantes. As palavras-chave para o sucesso deste método são: definir, estruturar e cumprir, e deve seguir estes passos:
- Atribuir um bloco de tempo para cada tarefa, para que a mesma não se prolongue;
- Fixar prazos, pois permitem usar indicadores de “perigo” em relação às tarefas em curso e ajustar quando necessário;
- Medir o tempo utilizado, pois permite uma visão geral do tempo e ajuda a diagnosticar as melhorias a introduzir;
- Aprender a dizer que não sempre que necessário.
DIÁRIO DO TEMPO: O TRUQUE PARA NUNCA MAIS SE ESQUECER DE UM COMPROMISSO
Elabore um plano de objetivos, ou um “diário do tempo”, de cariz semanal, que o permita escrever tudo o que pretende concretizar até ao fim da sua semana, as ações que tem de desenvolver para o fazer e a devida distribuição ao longo dos dias.
- Comece por registar as tarefas diárias e deixar espaço para períodos de repouso e descontração.
- Defina o tempo para realizar cada atividade, de forma a ser equilibrado para atingir os objetivos, flexível para tarefas inesperadas (prever blocos de intervalo ajustáveis), e planeado de forma realista de acordo com as prioridades.
- Tenha “check-lists” diárias, atendendo aos objetivos mais importantes.
- Tome nota do tempo gasto em cada tarefa (reuniões, dossiers, resposta a clientes, telefonemas, etc). As “check-list” em suporte papel são ideais, pois permitem riscar os passos depois de concluídos, fazer anotações e ajustes necessários.
MATRIZ DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
O autor do best-seller “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” Stephen Covey, defende a importância de dois conceitos na gestão do tempo e aumento da produtividade:
- O grau de importância de cada tarefa, pois permite atribuir a quantidade de energia e dedicação necessárias à sua realização (“quanto tempo vou demorar”);
- O grau de urgência, que atribui o prazo de realização (“quando vou fazer”).
Este estudo introduz a metodologia “Matriz de Administração de Tempo”, criada para distribuir as tarefas de acordo com os quatro quadrantes onde empregamos o nosso tempo.
1 Atividades e situações urgentes e importantes, que exigem atenção imediata. Este quadrante sufoca as pessoas, pois dedicam grande parte do seu tempo “a apagar incêndios” e a resolver problemas. Neste quadrante, será dominado pelo stress, pela ansiedade e pelo desperdício de tempo.
2 Atividades importantes, mas não urgentes. É onde se deve situar o planeamento de longo prazo: desenvolvimento pessoal e profissional, estudos, e elaboração de estratégias para delegação de tarefas pelos colaboradores ou solicitar a colaboração de colegas.
3 Inclui tudo o que é urgente, mas não é importante. Quando dá prioridade a atividades que são apenas urgentes, corre o risco de cometer um erro fatal para a perda de tempo: o de fazer algo que não o ajudará em nada a atingir os seus objetivos de curto, médio ou longo prazo.
4 Atividades que não são urgentes nem importantes. Quando usa o tempo para algo relacionado com este quadrante, estará na maioria das vezes, a fazer mau uso dele.
Segundo Stephen Covey, quem gere a sua vida de acordo com crises, vive 90% do tempo no quadrante I, dedicando os restantes 10% ao quadrante IV, pois contem as atividades que, de alguma forma, lhe dão alívio para as tensões.
As pessoas que dedicam o tempo ao planeamento da sua vida, dos relacionamentos e ao aperfeiçoamento e prevenção de problemas, são pessoas que se mantêm afastadas dos quadrantes III e IV, diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II.
EM PORTUGAL…
Esta temática relaciona-se diretamente com o projeto piloto que visa implementar, em Portugal, a semana de quatro dias de trabalho. Aqui demonstram-se os pressupostos que indicam o sucesso e eficácia dessa mudança, que implicaria a diminuição das horas de trabalho sem que esta prejudicasse a produtividade dos colaboradores.
O sucesso desta abordagem pode ser comprovado pelos resultados positivos obtidos por outros países europeus, pioneiros na implementação do modelo de redução das horas de trabalho, que provocou um aumento na produtividade do trabalhador e na diminuição exponencial do stress e da ansiedade.
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